התחרות בענף השילוח מאוד גדולה, ולקוחות בדרך כלל ירצו לעבוד עם חברת שילוח שנותנת מענה מהיר ומקצועי הן ברמת הצעת מחיר והן ברמת עדכונים שוטפים לאורך כל תהליך השילוח החל מרגע קבלת הזמנה עד מסירת המטען ביעד, על מנת לתת מענה מהיר ומקצועי חברת שילוח נדרשת לשפר כל הזמן את תהליכי עבודה ומערכות מידע בהתאם לדרישות הלקוחות כדי להעניק שירות יותר טוב. ע"י שיפור מתמיד של רמת הדיווחים והעדכונים הנשלחים ללקוח, וכן ע"י בניית תהליכי עבודה המשלבים התראות לפי ניהול חריגים , בשפה פשוטה דגלים או התראות שמדווחים ללקוח בזמן אמת על אי התאמה לנתוני המשלוח או ללו"ז המתוכנן.
כיום ניתן לקבל את העדכונים ולעקוב אחר המשלוח : באמצעות עדכונים הנשלחים באימייל, SMS/whatapp ,
מעקב באתר האינטרנט ואפילו באפליקציה בסמארטפון לקוחות בעלי נפח פעילות גדול גם דורשים עדכונים באמצעות ממשקי תקשורת (קבלת קבצים במבנה מוגדר המאפשר ניתוח המדיע והטמעתו במערכות הלקוח/משלח).
לחברת השילוח ישנם נתונים רבים על פעילות הסחר של הלקוח, החל מפילוח ספקים, סוגי הסחורות, ערכים, סוגי המשלוח, מיסים, מע"מ וכיום חברות השילוח מאפשרות לקבל לקבל דוחות מתקדמים בהתאמה אישית בהתאם לצרכים של כל בעל תפקיד בחברה (כספים, שיווק , מכירות).
בנוסף חברות השילוח מנהלות ארכיון דיגיטלי חכם המאפשר שיתוף קבצים וחתימה דיגיטלית בצורה קלה ונוחה למערכת שער עולמי.
בכתבה זו התמקדתי במידע המתקבל מחברת השילוח בתהליך השילוח בלבד עד הגעה לארץ לפני שחרור, בכתבות הבאות ארחיב נושאים נוספים ואיך מערכות המידע משולבות בתהליך.
הכתבה תאפשר לכם להבין טוב יותר את תהליך השילוח ולגלות האם אתם מקבלים מהמשלח את המידע הקיים בתהליך.
ראשית לא קיים סטנדרט קבוע לקבלת עדכונים בתהליך השילוח וכל חברה שילוח מנהלת לפי שיקול דעתה את אופן השליחה ותזמון העדכונים ללקוח, מומלץ לבקש תהליך עבודה לכל הזמנה SOP – STANDART OPERATION PROCEDURE , לדוגמא במכולות מלאות חברות הספנות מפרסמות מועדים קבועים מראש, קבלת בוקינג (הזמנה), מועד אחרון לדיווח מספר מכולה (מתי צריך למשוך מכולה), מועד הכנסת מכולה לנמל.
ניתן לחלק את תהליך השילוח למספר שלבים כאשר בכל שלב יש עדכונים שניתן לקבל.
- פתיחת הזמנה ועדכונים על מועד איסוף ולוז יציאה – חברות העוסקות ביבוא מחו"ל או שליחת מטענים מחו"ל ליעדים אחרים בעולם חוץ מלישראל (משלוחי דרופ) בדרך כלל מעבירות למשלח רשימת הזמנות עם צפי תאריכים למוכנות הסחורות אצל הספקים, חשוב לעדכן את המשלח במידות ופרטים של המשלוח אם יש כגון סוג מכולה אם מדובר במכולות מלאות משקל המכולה, או במידה ומדובר במשלוח חלקי או אווירי המידות ומשקל המשלוח.
המשלח פותח הזמנה במערכת, הלקוח מקבל מספר הזמנה/מעקב שמלווה את כל העדכונים שנשלחים אלי.
העדכונים המתקבלים בשלב זה:
- אישור יצירת קשר עם הספק
- עדכונים מצב ההזמנה – תאריך מוכנות הסחורה – המשלח בקשר עם הספק ומעדכן את הלקוח (פרטי המשלוח מידות ,סוג אריזה , משקל / נפח, צפי מועד איסוף).
- תיאום איסוף עתידי בהתאם לצפי מוכנות הסחורה ולסוג המשלוח (מטען חלקי או מכולה) ניתן לוז יציאה והגעה.
- שלב התיאום מאוד קריטי ויש לפעול לפי דרישת הלקוח להגעת המשלוח (לדוגמא לפעמים יש מועד הפלגה אך הספק מעדכן שהסחורה לא מוכנה או שממתין לתשלום או חסר מסמכים מתאימים ,בנקודה זאת המשלח מעדכן את הלקוח בלו"ז יציאה והגעה לפי מועד מוכנות הסחורה, וכך הלקוח יכול ליצור קשר עם הספק ולהפעיל לחץ להקדים את הסחורה כדי לתפוס את ההפלגה/טיסה הדרושה/קרובה או לחילופין משלח צריך להציע אופציות /מסלולים נוספים להגעת המשלוח, לעיתים נדרש לשנות מסלול דרך נמל אחר, כך נמדד המקצועיות של חברת השילוח למצוא פתרונות יצירתיים כדי לעמוד בדרישת הלקוח להגעת המשלוח.
כמובן הדבר משקל משמעות גדולה יותר במקרה של מטענים מסוכנים אן חריגים בגדול של אורך או משקל (שבהם נדרש ליווי או ציוד מיוחד) כל התהליך מתחיל הרבה לפני האיסוף כיוון שצריך לקבל מסמכים לשריין מוביל מתאים ולתאם מול חברת הספנות או תעופה את מועד המסירה מהספק בשביל לקבל אישור טעינה ורק לאחר מכן מתואם איסוף.
המשך סטטוסים המתקבלים לאחר התיאום
- איסוף בפועל וצפי תאריך כניסה למחסן
- תאריך אישור כניסה למחסן
- פרטי טיסה /הפלגה
- בים מעקב אחר אישור טעינה- ON BOARD.
ניהול חריגים – הגדולה של איפיון חכם ומועיל של מערכות המידע של המשלח זה להתריע על חריגים בתהליך, דוגמאות :
- משלוח נאסף ולא התקבל אישור כניסה למחסן.
- המשקל שהתקבל בפועל נמוך או גבוה ממה שהספק עדכן
- כמות האריזות לא תואמת.
הגדרת וניהול אירועים חריגים דורשת הטמעת נהלים בחברת השילוח , ונדרש לימוד יומיומי של מחלקת מערכות המידע , להתאים לכל לקוח התראות , מכיוון שיש שוני בתהליכי העבודה ביבוא או יצוא ממדינה אחרת לשניה.
- שלב עדכונים משך ומסלול ההפלגה / טיסה – הן במטענים ימיים מכולות או מטענים חלקיים חברת השילוח מדווחת צפי מועד יציאת האוניה/מטוס וצפי הגעה למדינת היעד , במקרה של החלפת כלי שייט או טיסה (שטעון) המשלח צריך לעקוב בדריכות אחר המשך המסלול של המטען.
כיום המשלח מקושר לחברת הספנות והתעופה ומקבל עדכונים שוטפים ישירות למערכות מידע, דבר המאפשר לשלוח עדכונים אוטומטיים.
- עדכונים על הגעה וזמינות הסחורה – כאשר אתם מקבלים הודעת הגעה , זה אומר שהאוניה הגיע לארץ אך בדרך כלל הסחורה לא זמינה לשחרור, הנמל צריך לקבל את האוניה ולפרוק את המכולות מהאוניה, מערכות המידע הקיימות היום מאפשרות לראות און-ליין באתר האינטרנט של הנמלים תוכנית עבודה ברציף כלומר מתי האוניה צפויה לעבוד , וניתן לקבל עדכון אונליין ברגע שמכולה פיזית נפרקה מהאוניה באמצעות הזנת מספר המכולה, כמו הנמל גם מציג פרטים על יציאת המכולה משער הנמל, המשלח מקושר למערכות המכס שמקבלות דיווח ממערכות המידע של הנמל ומאפשר לשחרר את הסחורה ללקוח.
כמו בים בדומה לאוויר, כמובן שהמטוס נחת אין זה אומר שהסחורה נקלטה במסוף המטענים, בדרך כלל סחורה נקלטת במסוף תוך 4-8 שעות ושמדובר במטוס מטען הזמן יכול להארך גם ליממה, חברות התעופה משדרות לשדה תעופה מראש מניפסט של כל המטענים לפי שעלו על הטיסה לפי מספר פאלט ולכן אם נדרש איתור מהיר , המסוף יכול לתעדף פירוק של פאלט ספיתי עליו נמצא המטען, ניתן לעקוב באתרי מסופי המטען סוויסאייר וממן אחר התקדמות האיתור וכן ניתן לראות מתי מטען יצא.
לסיכום : מומלץ לקבל מחברת השילוח שאתם עובדים או מתכוונים להתחיל לעבוד תהליך עבודה מסודר לאופן העדכונים המתקבלים עם הסבר לתהליך העבודה הממחיש כיצד יהיה הטיפול , מה הם ההתראות החריגות שחברת השילוח מטפלת, כך תוכלו להתרשם מרמת עדכונים ודוחות לדוגמא, ככל שתקבלו מחברת השילוח יותר אפשרויות ניתן להניח שיש להם לקוחות עם דרישות שונות וככל שיש לחברת שילוח לקוחות דרשנים יותר סביר להניח שתוכלו להינות מתהליכי עבודה מסודרים.
אייל סלע – מנהל לקוחות אסטרטגיים בחב' ISLINE שירותי שילוח בינלאומי.
לחברה מחלקות ייעודיות ומקצועיות להובלה ימית , אוירית ,קורייר, עמילות מכס, טיפול מכון תקנים.
קבלו הצעת מחיר מפורטת ומראש של כל העלויות לשינוע הסחורה במסלול המהיר והחסכוני ביותר.
ליצירת קשר : אייל סלע , נייד: 0542280300
