מערכות מידע ובינה מלאכותית בחירה בחברת שילוח שמציעה פתרונות מבוססי AI יכולה לסייע באופטימיזציה של תהליכים, שיפור זמני המענה והצגת צפי הגעה מדויק יותר, מה שיסייע לכם להיות צעד אחד לפני המתחרים ולהבטיח שינוע של המשלוחים ביעילות ובזמנים קצרים יותר בעידן שבו השילוח הבינלאומי מהווה חלק חיוני מכלכלת העולם, חברות השילוח נדרשות להיות תחרותיות יותר מאי פעם, עם מענה מהיר ומדויק לצרכים משתנים של לקוחותיהן. מערכות מידע מתקדמות, בפרט אלו המשלבות בינה מלאכותית, הפכו לכלי קריטי בידי חברות השילוח כדי לשפר ולאפיין את תהליכי העבודה ולספק עדכונים רציפים ומדויקים ללקוחות.

המאמר הבא יציע הצצה לעולם המרתק הזה, יחשוף איך מערכות מידע יכולות לשפר כל חלקי השילוח ומה הפוטנציאל העצום הטמון בשילוב של טכנולוגיות חדשניות בתעשייה זו   

עדכון סטטוס המשלוח
 כיום ניתן לקבל את העדכונים ולעקוב אחר המשלוח: באמצעות עדכונים הנשלחים באימייל, Whatsapp/SMS , מעקב באתר האינטרנט, ביישומון בסמארטפון.

לקוחות בעלי נפח פעילות גדול משתמשים בממשקי תקשורת קבלה ושליחת קבצים במבנה מוגדר המאפשר ניתוח
(המידע והטמעתו במערכות הלקוח/משלח).

בינה מלאכותית יכולה לאפשר יצירת דוחות מותאמים אישית בזמן קצר מאוד, כולל אינטגרציה של נתונים ממספר מערכות לשם תצוגה אחידה ומקיפה.

דוחות מתקדמים
 לחברת השילוח נתונים רבים על פעילות הסחר של הלקוחות, החל מפילוח ספקים, סוגי הסחורות, שווי הסחורה, אופן השילוח, מיסים, מע״מ, תקנים ועוד.
חברות השילוח מאפשרות לקבל לקבל דוחות מתקדמים בהתאמה אישית בהתאם לצרכים של כל בעל תפקיד בחברה )כספים, שיווק, מכירות(. שימוש בבינה מלאכותית בנתונים אלה יכולים לחזות בדרישות ובמגמות עתידיות, לספק תובנות מעמיקות, יכולות להוביל לחידושים במוצרים ושירותים, ומאפשרת שיפור רציף ברמת השירות המוצעת של לקוחות.

ארכיון דיגיטלי חכם
 חברות השילוח מנהלות ארכיון דיגיטלי חכם המאפשר שיתוף קבצים וחתימה דיגיטלית בצורה קלה ונוחה למערכת שער עולמי. הבינה המלאכותית תורמת לשיפור נוסף בניהול הארכיונים הדיגיטליים, על ידי אופטימיזציה של חיפושים ומידע בתוך הקבצים.

סטנדרטיים לעדכונים
אין סטנדרט קבוע לקבלת עדכונים בתהליך השילוח וכל חברה שילוח מנהלת לפי שיקול דעתה את אופן השליחה ותזמון העדכונים ללקוח, מומלץ לבקש מחברת השילוח להסביר כיצד מבצעים מעקב.

ניתן לחלק את תהליך השילוח למספר שלבים עיקריים
כאשר בכל שלב יש עדכונים שניתן לקבל.

פתיחת הזמנה ועדכונים על מועד איסוף ולו״ז יציאה – הלקוח בדרך כלל מעביר למשלח רשימת הזמנות עם צפי תאריכים למוכנות הסחורה אצל הספקים.

אני ממליץ לעדכן את המשלח במידות ופרטים מדוייקים של המשלוח כדי שיוכל להתאים את ההובלה היעילה ביותר.
באמצעות שילוב בינה מלאכותית ניתן לשפר את תהליך ניהול הזמנות על ידי יצירת תחזיות מדויקות יותר לזמן ההכנה והאספקה, ולזהות מוקדם כל סטיה מהתוכנית כדי למזער עיכובים. המשלח פותח הזמנה במערכת, הלקוח מקבל מספר הזמנה/מעקב שמלווה את כל העדכונים שנשלחים אלי.

העדכונים המתקבלים בשלב זה:
אישור יצירת קשר עם הספק – עדכונים על מצב ההזמנה – תאריך מוכנות הסחורה – המשלח בקשר עם הספק ומעדכן את הלקוח )פרטי המשלוח מידות, סוג אריזה, משקל / נפח, צפי מועד איסוף(.

תיאום איסוף עתידי בהתאם לצפי מוכנות הסחורה ולסוג המשלוח (מטען חלקי או מכולה)ניתן לו״ז יציאה והגעה.

בינה מלאכותית יכולה להשתלב בתהליך ולהתריע באופן אוטומטי על חריגות משקל או נפח של המשלוחים, ולתת אותות מוקדמים לתקלות אפשריות, מה שיאפשר למשל וללקוח לנקוט בצעדים מתקנים לפני שהמטען יגיע לנמל או לשדה התעופה. שלב תיאום ההובלה קריטי מאוד ויש לפעול לפי דרישת הלקוח להגעת המשלוח, לדוגמה סוכם על מועד הפלגה אך הספק מעדכן שהסחורה לא מוכנה או שממתין לתשלום או חסר מסמכים מתאימים. בנקודה זאת המשלח מעדכן את הלקוח בלו״ז יציאה והגעה לפי מועד מוכנות הסחורה, וכך הלקוח יכול ליצור קשר עם הספק ולהפעיל לחץ להקדים את הסחורה כדי לתפוס את ההפלגה/טיסה הדרושה/קרובה או לחילופין משלח צריך להציע אופציות /מסלולים נוספים להגעת המשלוח, לעיתים נדרש לשנות מסלול דרך נמל אחר.

 כך נמדדת המקצועיות של חברת השילוח למצוא פתרונות יצירתיים כדי לעמוד בדרישת הלקוח להגעת המשלוח.

בינה מלאכותית יכולה לתרום בצורה משמעותית בזיהוי הזדמנויות לשיפור תזמונים ובקרה על הלוגיסטיקה כולל חישוב מסלולים חלופיים באופן אוטומטי לאור שינויים בתוכנית, מה שיכול לקצר זמני הובלה ולהגדיל את יעילות השירות 

המשך סטטוסים המתקבלים לאחר התיאום – איסוף בפועל וצפי תאריך כניסה למחסן – תאריך אישור כניסה למחסן – פרטי טיסה /הפלגה – בים מעקב אחר אישור טעינה- BOARD ON   

ניהול חריגים – הגדולה של איפיון חכם ומועיל של מערכות המידע של המשלח זה להתריע על חריגים בתהליך, דוגמאות: משלוח נאסף ולא התקבל אישור כניסה למחסן. המשקל שהתקבל בפועל נמוך או גבוה ממה שהספק עדכן. כמות האריזות לא תואמת. בינה מלאכותית יכולה לעזור בניהול חריגים על ידי זיהוי מוקדם של אי התאמות אלו דרך אלגוריתמים של למידת מכונה, שמנתחים את הנתונים בזמן אמת ומדווחים לפני שהמטען עוזב את המחסן, מה שמאפשר לתקן את הבעיה בטרם תהפוך לקריטית. הגדרת וניהול אירועים חריגים דורשת הטמעת נהלים בחברת השילוח, ונדרש לימוד יומיומי של מחלקת מערכות המידע, להתאים לכל לקוח התראות מכיוון שיש שוני בתהליכי העבודה ביבוא או יצוא ממדינה אחרת לשנייה.

שלב עדכונים משך ומסלול ההפלגה / טיסה – הן במטענים ימיים מכולות או מטענים חלקיים חברת השילוח מדווחת צפי מועד יציאת האוניה/מטוס וצפי הגעה למדינת היעד, במקרה של החלפת כלי שייט או טיסה(שטעון) המשלח צריך לעקוב בדריכות אחר המשך המסלול של המטען

 כיום המשלח מקושר לחברת הספנות והתעופה ומקבל עדכונים שוטפים ישירות למערכות מידע, דבר המאפשר לשלוח עדכונים אוטומטיים.

בינה מלאכותית יכולה לבצע אוטומציה להליך המעקב על ידי ניתוח הנתונים ההיסטוריים והנוכחיים לחיזוי דיוק ההגעות ולזהות מראש אפשרויות לשיפור או צורך בשינויים במסלול המשלוח.

עדכונים על הגעה וזמינות הסחורה – כאשר המשלח שולח הודעת הגעה זה אומר  שהאנייה הגיעה לארץ אך בדרך כלל הסחורה לא זמינה לשחרור. הנמל צריך לקבל את האנייה ולפרוק את המכולות. מערכות המידע הקיימות היום מאפשרות לראות און-ליין באתר האינטרנט של הנמלים תוכנית עבודה ברציף כלומר מתי האנייה צפויה לעבוד, וניתן לקבל עדכון אונליין ברגע שמכולה פיזית נפרקה מהאוניה באמצעות הזנת מספר המכולה, כמו כן הנמל גם מציג פרטים על יציאת המכולה משער הנמל. מערכות המכס מקבלות דיווח ממערכות המידע של הנמל ואז עמיל המכס יכול להמשיך בתהליך שחרור הסחורה מהמכס והובלתה ללקוח. כמו בים בדומה לאוויר, כמובן שהמטוס נחת אין זה אומר שהסחורה נקלטה במסוף המטענים, בדרך כלל סחורה נקלטת במסוף תוך 4-8 שעות וכאשר מדובר במטוס מטען הזמן יכול להגיע גם ליממה.

ניתן לעקוב באתרי מסופי המטען ׳סוויסאייר׳ וממן אחר התקדמות האיתור וכן ניתן לראות מתי מטען יצא.

לקראת הכתבה

לסיכום: אם אתם מעוניינים לשפר את היעילות של תהליכי השילוח שלכם מומלץ לבחון את הטכנולוגיות המוצעות על ידי חברות השילוח ולוודא שהן משלבות בינה מלאכותית במערכות המידע שלהן. בחירה בחברת שילוח שמציעה פתרונות מבוססי AI יכולה לסייע באופטימיזציה של תהליכים, שיפור זמני המענה והצגת צפי הגעה מדוייק יותר, מה שיסייע לכם להיות צעד אחד לפני המתחרים ולהבטיח שינוע של המשלוחים ביעילות ובזמנים קצרים יותר.

מאמר מאי 2024 

מאת | אייל סלע

אני כאן לעזור לכם עם כל המידע וכל המחירים העדכניים והטובים ביותר למשלוחים שלכם📦

צרו איתי קשר 24/7 בטל 📲 0542280300
ואעזור לכם לבחור את המסלול המהיר היעיל והחסכוני ביותר!